Avec 18 millions d’euros de budget et 15 lieux d’accueil répartis sur tout le département, le Foyer de l’Enfance des Alpes-Maritimes (FEAM) figure parmi les six plus gros établissements publics intervenant dans le champ de la protection de l’enfance. Il n’y a pourtant qu’un seul agent responsable des marchés publics au sein de cette structure. Seule à bord de la cellule marchés publics, Carine Launay n’est pas pour autant isolée. Le FEAM a, en effet, pris le parti d’installer la commande publique au cœur de ses services économique, financier et du patrimoine et de faire participer activement les agents. « Conformément au décret n°2008-1355 du 19 décembre 2008, en qualité d’établissement public social, le Foyer de l’Enfance des Alpes-Maritimes a opté pour la suppression de la commission d’appel d’offres et mis en place une instance consultative collégiale baptisée Commissions des choix. Sa composition est adaptée à l’objet de chaque marché. Le noyau dur est composé de Nicolas Fernandes, le directeur des services économique, financier et du patrimoine, de Valérie Gaillard, la responsable du même service et de moi-même, explique Carine Launay. S’y ajoutent, en fonction de l’objet du marché, les utilisateurs concernés, sans oublier les agents des services dirigés par Nicolas Fernandes. La cellule marchés a été positionnée de telle sorte qu’elle crée des transversalités interservices », poursuit-elle.

Deux agents formés chaque année

Ainsi, les adjoints administratifs des services économique, financier et du patrimoine, chargés des différents comptes des commandes aux mandatements, sont associés à la démarche d’achats. Ils sont consultés sur les contrats à passer et participent aux commissions de choix qui se réunissent dès 4 000 euros pour l’analyse des offres, concernant les comptes qu’ils gèrent. Ils collaborent également à la rédaction des cahiers des charges. Deux raisons essentielles à cette organisation selon les trois responsables : ces agents reçoivent les doléances des utilisateurs au cours de l’exécution des marchés et sont en contact direct avec les fournisseurs. A ce titre, ils sont on ne peut mieux placés pour savoir si l’exécution d’une prestation se passe bien ou pas. Quant à leur implication dans le processus achat, Carine Launay, Valérie Gaillard et Nicolas Fernandes estiment que c’est un bon levier pour intéresser et motiver les agents du service. Dans cette logique, au minimum deux de ces agents suivent chaque année une formation spécifique sur les marchés publics.

Des questionnaires de satisfaction

En fonction de la nature des besoins, Carine Launay organise des réunions préparatoires qui associent notamment les chefs de service et les utilisateurs. En restauration, par exemple, un questionnaire de satisfaction (à télécharger en fin d'article avec leurs outils d'amélioration des pratiques de la commande publique) à destination des enfants accueillis, préparé en collaboration avec la personne chargée du dossier de la restauration au sein du service économique, a été établi 6 mois avant la publication du nouveau marché. « Le recueil et l’analyse de leurs avis nous ont aidés à dégager des éléments pour la rédaction du DCE », commente Nicolas Fernandes. Pour la Commission interne de choix, sept cuisiniers du FEAM ont participé à l’analyse des offres, notamment pour juger de la qualité de l’offre alimentaire des soumissionnaires et tester les échantillons.

« Nous généralisons le plus possible les questionnaires de satisfaction. Nous réalisons systématiquement une « enquête » annuelle sur les marchés renouvelés pour des mises au point, une réadaptation. C’est une démarche qui est très bien intégrée au sein de nos services », mentionne Carine Launay. La synthèse des questionnaires peut être ensuite transmise au titulaire. Charge ensuite à la responsable des marchés, sous l’autorité de valérie Gaillard et Nicolas fernandes, de superviser le tout, d’intervenir dans l’analyse des dépenses et des offres, le recueil des besoins, le choix des procédures, la rédaction des différentes pièces du dossier de consultation, la publication des consultations, la notification des contrats, le traitement des réclamations, etc. Le FEAM prépare pour 2012 un guide interne des procédures pour la commande publique et espère mettre en place des tableaux de bords partagés.

FEAM Outils Amélioration de la Commande publique (4.08 MB)

FEAM Exemple de questionnaire de satisfaction (4.37 MB)