La propreté des locaux à l’université de Caen, c’est de l’aveu même de Jérôme Cognet, responsable du service de l’achat, « un très gros morceau », avec une dépense annuelle de 2,4 millions d’euros, soit le 2ème poste de dépenses, après les fluides, mais avant l’informatique… Sur une surface de plancher de 380 000m², 234 000m² sont entretenus par un opérateur extérieur, notamment car certains sites et laboratoires veulent conserver la main. Quand Jérôme Cognet prend son poste en 2012, il trouve une situation complètement atomisée, composée d’une vingtaine de marchés disparates, avec de multiples titulaires et des superficies de toute taille. « C’était un héritage du passé. Jadis, l’université avait ses agents de ménage. Au fil des départs à la retraite, des marchés ont été passés pour externaliser la prestation dans chaque bâtiment. » Pour se débarrasser de cette profusion de contrats et de remises en concurrence chronophages, il définit un plan d’actions et découpe l’université en quatre zones, en fonction de la localisation des sites (centre-ville, campus périphériques, antennes de Cherbourg et d’Alençon, etc.). Le cycle de vie des contrats est remodelé avec des non reconductions ou des avenants, pour, in fine, déboucher sur un alignement des dates des fins de marchés. Le but : ramener leur nombre à quatre appels d’offres, cadencés de façon à mener une procédure par an. « L’objectif sera atteint en 2016 », précise-t-il. La troisième étape du plan de mutualisation, l’appel d’offres concernant le campus 1 du centre-ville (102 500m² à entretenir) a été passé en 2015 et le marché a démarré en octobre dernier. Pourquoi quatre AO et pas un seul constitué de quatre lots géographiques ? « Je tiens à la mémoire du faiseur », explique Jérôme Cognet. En d’autres termes, l’acheteur craignait qu’avec le turn-over les agents associés à la démarche ne soient plus là, et « qu’il faille réinventer l’eau tiède tous les quatre ans. »

Un cahier des charges plus souple

Le service des achats a travaillé main dans la main avec ses collègues du service logistique pour réajuster le besoin. Primo, les nouveaux marchés englobent la fourniture des consommables (essuie-main, savon, poubelles, papier toilette…), jusqu’ici assurée par l’université. « Là aussi, c’était une habitude, on ne s’était jamais posé la question. » L’externalisation complète fait économiser pas moins d’une demi-journée de travail pour un agent, entre les commandes, la gestion des stocks et la livraison aux prestataires. Ensuite, un coup de balai a été donné, local par local, au rythme des fréquences de passage.

On explique ce qu’on veut. Et on les laisse les entreprises s’exprimer dans le mémoire technique

« Dans un bureau par exemple, la poubelle doit être vidée chaque jour, mais le sol peut n'être nettoyé qu'une ou deux fois par semaine, alors qu'il était prévu chaque jour dans le marché précédent. De même, un amphithéâtre n'a pas besoin de coup d'aspirateur le jour où il n'y a eu aucun cours dedans, et cela doit s'ajuster au jour le jour, grâce à des clauses le prévoyant (si on a un tarif à forfait mensuel ferme, aucun ajustement n'est possible). A l'inverse, les toilettes situées en face de la bibliothèque, très utilisées, doivent être nettoyées deux fois par jour. » Les nouveaux cahiers des charges ont apporté plus de souplesse, « de telle sorte  à pouvoir s’adapter à tout moment à la situation ». Par exemple, arrêter le nettoyage d’un endroit fermé en raison de travaux, ou demander une intervention spécifique, par exemple lors de la tenue d’un colloque un week-end. Pour autant, l’université de Caen a évité de trop verrouiller. « On explique ce qu’on veut. Et on les laisse les entreprises s’exprimer dans le mémoire technique », poursuit l’acheteur, qui admet volontiers qu’il y a malheureusement « peu d’innovation » dans les offres déposées.

Une massification payante

Le regroupement des marchés s’est avéré fructueux : l’université de Caen affiche 30% d’économies au compteur et les gains financiers directs se montent à 25 000 euros par mois. « La massification permet à l’entreprise d’interchanger son personnel en cas de besoin puisqu’elle gère plusieurs bâtiments. Cela joue comme le titulaire me l’a assuré », confie Jérôme Cognet.  A quoi il faut ajouter l’économie réalisée par l’allègement des charges administratives (moins de factures à traiter, plus de gestion de consommables), par la disparition de trois procédures (coût estimé par marché : 15 000 euros), et un fonctionnement plus simple avec la réduction du nombre d’attributaires. Cependant, un des nœuds gordiens de ce type de marché, c’est l’exécution. « On peut avoir le plus beau cahier des charges du monde, cela ne sert à rien si ce n’est pas suivi », prévient Jérôme Cognet.

On peut avoir le plus beau cahier des charges du monde, cela ne sert à rien si ce n’est pas suivi

 Et comme le disait Lénine, la confiance n’exclut pas le contrôle. Les entreprises de propreté ont leur propre processus de suivi, mais l’université normande dispose de 6,5 ETP dans les rangs du service logistique pour vérifier le travail effectué, de manière programmée, avec aussi des inspections inopinées. Des rencontres régulières ont lieu avec les prestataires. Le service des achats n’intervient qu’en dernier recours, quand aucune amélioration n’a été apportée. « C’est exceptionnel », remarque Jérôme Cognet, « je convoque l’entreprise sur place, mais avant de faire le tour des endroits qui posent problème, un agent prend des photos des lieux. Ensuite, comme par miracle, tout est propre… » Pour le responsable des achats, il reste du travail à faire. « On reste malgré tout dans une logique de moyens, pas encore de résultats. » L’université de Caen songe également au passage au travail à la journée, très en vogue actuellement (voir notre article sur le RGO en lien). « Actuellement, la prestation s’effectue tôt le matin dans 90% des cas. On étudie ce nouveau schéma, tout en sachant que notre environnement ne s’y prête pas forcément. Cela reste compliqué de nettoyer un amphi lorsqu’il y a des étudiants. Par ailleurs, ni les entreprises, ni leurs salariés ne l’ont demandé…»