Perpignan Méditerranée améliore sa performance achats

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C’est un véritable travail d’équipe qui a été conduit à la communauté urbaine de Perpignan Méditerranée par la direction de la commande publique et des achats. Un travail d’équipe, mais surtout un travail de fourmi puisqu’il convenait de mettre en place des outils de pilotage spécifiques afin de sécuriser les achats réalisés en dessous des seuils. Sécuriser, mais également optimiser, par la même occasion, en lançant plusieurs marchés transversaux. Les petits ruisseaux font de grandes rivières…

Même si c’est aujourd’hui à la direction de la commande publique et des achats de la communauté urbaine de Perpignan Méditerranée que ça se passe, ne pensez pas une seule seconde pouvoir y échapper. Impossible en effet d’évoquer Perpignan sans faire référence à Salvador Dalí qui immortalisait sa gare le 19 septembre 1963 : « J’ai eu à la gare de Perpignan une espèce d’extase cosmologique plus forte que les précédentes, une vision exacte de la constitution de l’univers ». Le maître surréaliste catalan décida même d’en faire le centre du monde : « C'est toujours à la gare de Perpignan que me viennent les idées les plus géniales de ma vie ».

Mais quittons la gare de Perpignan pour rejoindre Cécile Palloure et Nadia Helaine, boulevard Saint-Assiscle, dans les locaux de la communauté urbaine. C’est là que la directrice de la commande publique et des moyens généraux ainsi que la cheffe de service de la commande publique et de l’achat se sont attelées à une œuvre bien plus prosaïque avec la mise en place d'outils de pilotage pour sécuriser les achats effectués en dessous des seuils et les optimiser par le lancement de plusieurs marchés transversaux. « Même si nous avions une bonne connaissance de nos marchés, assure Cécile Palloure, nous n’avions pas assez de visibilité, même si elle était compensée par une sécurisation juridique… ».
D’où le dispositif d’alerte, désormais en phase opérationnelle.

 

Des outils pour fiabiliser les procédures


L’originalité de l’outil développé au sein de la direction de la commande publique tient à l’automatisation qui nous permet d’avoir un suivi en temps réel

Forte aujourd’hui de 36 communes, Perpignan Méditerranée Métropole s’inscrit dans un espace transfrontalier dynamique : « Si les agents qui interviennent sur les marchés au sein des différentes directions maîtrisent les achats dans leur périmètre, il nous manquait les outils permettant de fiabiliser nos procédures, explique Nadia Helaine, et l’originalité de l’outil développé au sein de la direction de la commande publique tient à l’automatisation qui nous permet d’avoir un suivi en temps réel ».

Le service de la commande publique a été missionné en 2016 pour développer la fonction achats. « À cet effet nous avons établi un état des lieux qui nous a révélé un manque de visibilité dans nos achats, constate Cécile Palloure, les directions fonctionnaient “en silo” et exprimaient leurs besoins de manière isolée sans savoir si au sein de la structure d'autres services de direction exprimaient le même besoin ». Ce manque de visibilité a conduit Cécile Palloure et Nadia Helaine à fixer des objectifs particulièrement clairs : maîtriser les achats au-dessous des seuils, insuffler une véritable culture achat, et assurer un pilotage efficace en décloisonnant le besoin.
« Nous ne disposions pas d'outils performants pour assurer cette maîtrise et ce pilotage, reconnaît Cécile Palloure, nous avons donc injecté dans un premier temps la nomenclature Nadege dans notre logiciel finance pour cartographier nos achats. Mais la plus-value de l’outil dont nous disposons désormais réside dans la subdivision des codes nomenclature en deux catégories : achats en-dessous des seuils, c’est-à-dire en dessous des 40 000 € HT et les achats en dessous des 214 000 € HT, avec un système de blocage par seuil de procédure ».

 

Automatisation des tableaux de bords


L’automatisation de notre procédure de sécurisation des achats nous a permis de réduire significativement les achats au-dessous les seuils

En parallèle, les deux acheteuses ont utilisé l'outil Business Object pour automatiser et construire des tableaux de bords qui leur donnent en temps réel l'état de ces petits achats par fournisseur et par direction. « Après l’état des lieux réalisé en 2016, se souvient Nadia Helaine, nous nous sommes donné deux ans pour maturer le projet en injectant la nomenclature Nadege, en mettant en place des outils de pilotage avec Business Object, ainsi qu’une nouvelle procédure de suivi de la nomenclature et un réajustement mensuel ».
En outre, pour professionnaliser l’achat une formation à grande échelle a été mise en place avec le CNFPT puisque près de 200 agents ont été formés en cinq ans, comme l’explique Cécile Palloure : « Touchant aussi bien les agents de notre direction que ceux des directions opérationnelles, cinq cycles de formation de 2 à 3 jours ont regroupé chacun une quarantaine d’agents de la collectivité ».

Les achats sont désormais sous contrôle en temps réel avec un système de blocage par seuil de procédure et les achats en dessous des seuils ont été considérablement réduits

Les résultats ne se sont pas fait attendre : « L’automatisation de notre procédure de sécurisation des achats nous a permis de réduire significativement les achats au-dessous les seuils, se félicite Nadia Helaine, nous avons pu recenser les achats par code nomenclature, et ainsi nous avons développé toute une série de marchés transversaux qui ont rationalisé le besoin au sein de notre structure ».

Les achats sont désormais sous contrôle en temps réel avec un système de blocage par seuil de procédure et les achats en dessous des seuils ont été considérablement réduits. Près de 80 % en moins ! « Nous avons aussi insufflé une nouvelle culture d'achat auprès des agents, conclut Cécile Palloure, ils ont été sensibilisés à l’achat dans sa dimension économique et ont ainsi développé de véritables réflexes de performance ».

Et Dalí dans tout ça ?