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Assistant du service commande publique (h/f)

  • 25/11/2022
  • Conseil départemental de l'Essonne
  • Essonne

Missions

Le Département de l’Essonne administre plus d’1,2 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, son territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud. La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire. L’Essonne constitue un terreau d’innovation : elle concentre des centres de recherche, des universités, des grandes écoles et des pôles d’excellence en synergies avec des entreprises innovantes.

Le département de l’Essonne vous attend, rejoignez les 3800 collaborateurs et ses 170 métiers au service des essonniens.

La DAJA accompagne les directions opérationnelles et les SGR en matière juridique (conseils juridiques, gestion des précontentieux et des contentieux), d'assurances, de commande publique et d’achat. ​

Rattaché à la Direction des affaires juridiques et de l’achat, le service commande public est constitué de 4 juristes marchés, 4 assistants marchés, un coordinateur, un assistant de service et un chef de service. Le service conseille les directions opérationnelles dans la production de toutes les pièces relatives aux marchés publics, en lien avec les Secrétariat Généraux Ressources de chaque DGA, et gère les procédures dont le montant est supérieur à 90 k€ HT.

Au sein de cette entité, vous assurez les missions d’assistanat administratif du service, et notamment l’organisation de la commission départementale d’analyse des offres et des jurys de concours de maitrise d’œuvre, en lien avec les juristes marchés.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

- Organisation de la commission départementale d’analyse des offres et des jurys de concours de maitrise d’œuvre : 
Elaborer, mettre en signature et diffuser la convocation de l’ordre du jour
Préparer la séance : réservation de la salle, invitation des services, préparation des dossiers et de la feuille de présence, vérification du matériel visioconférence, etc.
Etre présent lors des séances
Rédiger les procès-verbaux des séances

- Traitement des dossiers et saisie de documents :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs (notes synthétiques, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et commissions, arrêtés)

- Accueil physique et téléphonique du public :
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent

- Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
Trier, classer et archiver des documents
Rechercher et diffuser des informations

- Planification et suivi :
Gérer les agendas du supérieur hiérarchique et/ou de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions
Recenser et gérer les besoins logistiques

- Polyvalence au sein du service :
Être en polyvalence au sein du service en fonction des périodes

Ce poste est basé à Evry sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux.

- Temps de travail : 39h hebdomadaire (Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations pour maintenir la continuité de l'activité du service)
- 50 jours de congés (congé annuel + RTT)
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles + CNAS + participation de l’employeur à la mutuelle et à la prévoyance.

Profil recherché

Issu d’une formation administrative vous disposez idéalement d’une première expérience réussie dans un poste similaire.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et êtes à l’aise avec l’outils informatiques notamment Word et Excel et les logiciels métiers.

Vous êtes reconnu pour vos qualités rédactionnelles, votre rigueur et votre sens de l’organisation.

Doté d’un bon relationnel, vous avez une aptitude à travailler en équipe.

Vous êtes fiable, autonome et savez faire preuve de discrétion.

Vous avez le sens du service.

La connaissance du fonctionnement des commissions d’appel d’offres serait un plus.

Contact

Pour postuler à cette offre : https://www.essonne.fr/le-departement/fonctionnement-du-departement/emploi?idoffre=219038419

Un(e) Gestionnaire des Marchés Publics et assurances (f/h)
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